Dijital Katalog

Dijital Katalog Sayfalarını Müşterinin Soracağı Sorulara Göre Kurguluyoruz

Basılı bir katalog elinize ulaştığı gün eskimeye başlar; fiyat değişir, bir ürün tükenir, yenisi gelir ve sayfalar bunu bilemez. Dijital katalog bu sorunu çözmek için vardır, ama sadece PDF dosyasını internete koymak aynı sorunu ekrana taşımaktan öteye geçmez. Bu yüzden işe dosya biçiminden değil, kataloğun kime ve hangi anda hizmet edeceğinden başlıyoruz. Biz kataloğu, müşterinizin aklından geçen üç soruya hızlı cevap veren bir araç olarak kurguluyoruz. Elinizde ne var? Bana uyan hangisi? Bunu nasıl isterim? Sayfa yapısı, kategori ağacı ve ürün kartları bu üç sorunun sırasını izler. Erzurum’da yapı malzemesi, tekstil ya da yedek parça satan bir işletmenin müşterisi farklı kelimelerle arar, ama beklentisi aynıdır: aradığını telefon açmadan bulmak. İlk toplantıda satış ekibinizin telefonda en sık duyduğu soruları not ediyoruz. Bu liste, katalogda hangi bilginin öne çıkacağını belirleyen ilk belgemiz olur.
Kataloğun kalitesi, arkasındaki ürün verisinin düzeniyle sınırlıdır. Tasarıma geçmeden önce bütün ürünlerinizi tek bir tabloda topluyoruz: ürün kodu, adı, kısa açıklaması, ölçüleri, malzemesi, renk ve boyut seçenekleri, paket içeriği ve fotoğraf dosyaları. Çoğu işletmede bu bilgiler muhasebe programına, eski bir Excel dosyasına ve satış temsilcisinin hafızasına dağılmış durumdadır. Aynı ürünün iki farklı adla kayıtlı olması, bir varyantın ayrı ürün gibi girilmesi ya da ölçü birimlerinin karışması bu aşamada ortaya çıkar. Tabloyu sizinle birlikte temizliyor, her alana hangi biçimde veri girileceğini yazılı hale getiriyoruz. Örneğin ölçüler hep santimetre mi, yoksa bazı ürünlerde milimetre mi yazılacak, bunu baştan karara bağlıyoruz. Fotoğrafı eksik olan ürünler için çekim listesi hazırlıyor, mevcut görsellerin arka plan ve ışık tutarlılığını kontrol ediyoruz. Bu iş sıkıcı görünse de ileride yapılacak her güncelleme, her filtre ve her arama bu tablonun doğruluğuna dayanır.
Kategori ağacını depo rafına göre değil, müşterinin zihnine göre kuruyoruz. Sizin için mantıklı olan tedarikçi ya da üretim hattı gruplaması, ürünü ilk kez arayan biri için anlamsız olabilir. Bunu anlamak için satış ekibinizle ve mümkünse birkaç sadık müşterinizle kısa bir sıralama çalışması yapıyoruz. Ürün adlarını kartlara yazıyor, katılımcılardan bu kartları kendi mantıklarına göre gruplamalarını istiyoruz. Ortaya çıkan gruplar çoğu zaman beklenenden farklıdır ve menü adlarını doğrudan bu çalışmadan alıyoruz. Ağacı üç seviyeden derine indirmemeye özen gösteriyoruz; dördüncü tıklamada hâlâ ürün göremeyen ziyaretçi genellikle vazgeçer. Bir ürün birden fazla gruba uyuyorsa onu iki yerde gösterebiliyoruz, ama veri tabanında tek kayıt olarak tutuyoruz. Aksi halde fiyat güncellemesi bir yerde yapılır, öbür yerde unutulur ve müşteri aynı ürün için iki farklı fiyat görür. Böylece dijital katalog büyüdükçe karmaşıklaşmaz, yeni ürün eklemek için menüyü baştan kurmak gerekmez.

Arama ve Filtreler Yüzlerce Ürünü Birkaç Dokunuşa İndirmeli

Ürün sayısı yüzü geçtiğinde kategori menüsü tek başına yetmez; pek çok ziyaretçi doğrudan arama kutusuna yazar. Arama altyapısını Türkçe yazım alışkanlıklarını hesaba katarak kuruyoruz. İnsanlar telefonda çoğu zaman ş yerine s, ı yerine i yazar ya da kelimenin yarısında durur. Kutucuğa yazılan her harfle birlikte öneriler listelenir; kullanıcı aramayı bitirmeden ürünü görebilir. Satış ekibinizin ve bayilerinizin sık kullandığı ürün kodları da arama kapsamına girer, çünkü deneyimli bir alıcı ürünü adıyla değil koduyla sorar. Aynı ürünün sektörde farklı adlarla anıldığı durumlar için eş anlamlı kelime listesi tanımlıyoruz; böylece müşteri hangi adı kullanırsa kullansın aynı ürüne ulaşır. Arama sonuç vermediğinde ziyaretçiyi boş bir sayfayla baş başa bırakmıyoruz; yakın kategorileri, benzer ürünleri ve size doğrudan soru sorabileceği bir bağlantıyı gösteriyoruz. Sonuçsuz kalan aramaları ayrıca kaydediyoruz, çünkü bu liste size hangi ürünün arandığını ama bulunamadığını gösterir.
Filtreleri ürün tablosundaki gerçek özelliklerden türetiyoruz: ölçü, malzeme, renk, kullanım alanı, marka ya da uyumlu olduğu model. Her kategoride yalnızca o gruba anlamlı gelen filtreler görünür; bir kablo için renk filtresi işe yarayabilir, bir vida için çap ve uzunluk daha önemlidir. Filtre seçeneklerinin yanında kaç ürün bulunduğunu gösteriyoruz, böylece ziyaretçi sıfır sonuç verecek bir kombinasyona tıklayıp hayal kırıklığı yaşamaz. Seçilen filtreler adres satırına işlenir; bir satış temsilcisi daraltılmış listeyi tek bir bağlantıyla müşterisine gönderebilir. Sıralama seçeneklerini de işletmenizin satış mantığına göre belirliyoruz: yeni gelenler, stokta olanlar ya da en çok talep görenler öne alınabilir. Karşılaştırma ihtiyacı olan ürün gruplarında iki ya da üç ürünü yan yana gösteren bir tablo ekliyoruz. Teknik alıcılar için bu tablo, tek tek ürün sayfası açmaktan çok daha hızlı bir karar aracıdır. Filtre adlarını da teknik jargona değil, müşterinizin kullandığı dile göre yazıyoruz.
Dijital kataloğunuza gelen ziyaretçilerin önemli bir bölümü telefonla, çoğu zaman da ayakta ve acele içinde bakar. Ürün kartlarını bu nedenle küçük ekranda başparmakla rahatça gezilecek biçimde tasarlıyoruz. Fotoğraflar parmakla büyütülebilir, ölçü ve stok bilgisi kaydırmaya gerek kalmadan görünür. Telefon ekranında ürün adları iki satırı geçmeyecek şekilde kısaltılır, uzun açıklamalar ise açılır bir alanda saklanır. Görselleri ekran boyutuna uygun çözünürlükte sunuyor ve sayfa aşağı kaydırıldıkça yüklüyoruz; bağlantı zayıf olduğunda bile liste hızla açılır. Şantiyede, depoda ya da mağaza koridorunda katalog açan biri için birkaç saniyelik bekleme bile sabır sınırını aşabilir. Ürün sayfasında telefonla arama, mesajla soru sorma ve ürünü paylaşma düğmeleri hep erişilebilir yerde durur. Yayına almadan önce dijital katalog sayfalarını farklı marka ve boyuttaki gerçek telefonlarda deniyor, yazı boyutlarını ve dokunma alanlarını bu testlere göre düzeltiyoruz. Masaüstü görünümü ise geniş ekranın avantajını kullanarak daha fazla ürünü aynı anda gösterecek şekilde ayrıca düzenleniyor.

Bayiye, Satış Temsilcisine ve Alıcıya Aynı Katalogdan Farklı Kapılar

Kataloğu yalnızca son tüketiciye değil, bayilerinize ve toptan alıcılarınıza da açıyoruz. Bayiler için ayrı bir giriş alanı kurulduğunda, herkese açık sayfalarda liste fiyatı görünürken giriş yapan bayi kendi iskonto seviyesine göre fiyatları görür. Hangi bayinin hangi ürün grubunu görebileceğini de panelden belirleyebilirsiniz. Böylece her sezon bayilere e-posta ile yeni fiyat listesi göndermek, eski listelerle verilen yanlış siparişleri düzeltmek zorunda kalmazsınız. Erzurum’daki bir toptancı için bu, uzak noktalardaki bayilere her gün güncel bilgiyi telefon trafiği olmadan ulaştırmak anlamına gelir. Tek bir ürünü ya da filtrelenmiş bir listeyi mesajlaşma uygulamalarında paylaşılabilen kısa bir bağlantıya dönüştürüyoruz. Bağlantı açıldığında karşı taraf uygulama indirmeden, doğrudan tarayıcıda ürün sayfasını görür. Basılı broşürlerinize, ambalajlarınıza ve fuar standınıza koyacağınız karekodlar da ilgili kategoriye ya da ürüne yönlenir. Kâğıttaki bilgi eskise bile karekodun açtığı sayfa güncel kaldığı için basılı malzemeniz daha uzun süre işe yarar.
Satış temsilcileriniz müşteri ziyaretine ağır klasörlerle değil, tablet ya da telefonla gidebilir. Katalogda temsilcilere özel bir görünüm hazırlıyoruz: stok durumu, depo bilgisi ve teslim süresine ilişkin iç notlar yalnızca bu kullanıcılara görünür. Temsilci görüşme sırasında müşterinin ilgilendiği ürünleri bir listeye ekler ve toplantı bitmeden listeyi e-posta ya da mesajla gönderir. Böylece temsilci ayrılmadan önce müşteri, konuşulan ürünlerin fotoğraflı özetini elinde tutar. Bu düzen, görüşmeden sonra ofiste saatler süren teklif hazırlığını büyük ölçüde kısaltır. Yeni işe başlayan bir temsilcinin ürün gamını öğrenmesi de kolaylaşır; ürün ailelerini, teknik özellikleri ve sık sorulan soruları tek yerden inceleyebilir. Temsilcilerin sahadan getirdiği geri bildirimler, ürün açıklamalarının ve fotoğrafların iyileştirilmesi için değerli bir kaynaktır. Bu yüzden panelde her ürün için iç yorum alanı açıyoruz; ekibiniz müşterinin sorduğu ama katalogda cevabı olmayan soruları buraya not eder.
Kataloğun son adımı, ilgiyi somut bir talebe dönüştürmektir. Perakende satış yapmayan işletmeler için ödeme alan bir mağaza yerine teklif sepeti kuruyoruz. Ziyaretçi ürünleri ve adetleri sepete ekler, teslim yeri ile notlarını yazar ve talebini tek formla gönderir. Formda yalnızca teklif hazırlamak için gerçekten gereken bilgileri istiyoruz; gereksiz her alan, formun yarıda bırakılma ihtimalini artırır. Talep formu, telefonda açıldığında da tek elle doldurulabilecek kadar sade tutulur. Talep ekibinize e-posta ile ulaşır, isterseniz aynı anda panelde bir kayıt açılır ve kimin ilgilendiği işaretlenir. Müşteriye de talebinin alındığını ve hangi ürünleri içerdiğini gösteren bir özet gider. Doğrudan satış isteyen işletmeler için dijital katalog bir e-ticaret altyapısına da bağlanabilir; bu kararı ürün yapınıza, stok takibinize ve kargo düzeninize bakarak birlikte veriyoruz. Bazı sektörlerde fiyatın açıkça yazılması yerine talep üzerine fiyat verilmesi daha doğru olabilir ve katalog bu tercihe göre ayarlanır.
Güncelleme, Ölçüm ve Sahiplik Kataloğun Ömrünü Belirler
Bir katalog, yayına alındığı gün değil, altı ay sonra hâlâ doğru bilgi verdiğinde başarılı sayılır. Güncelleme işini, ekibinizin kimseden yardım beklemeden yapabileceği bir yönetim paneline bağlıyoruz. Tek bir ürünün fiyatını, stok durumunu ya da fotoğrafını değiştirmek birkaç tıklama sürer. Yüzlerce ürünü ilgilendiren fiyat değişikliklerinde ise Excel dosyasıyla toplu güncelleme yapılabilir; sistem yüklemeden önce hangi satırların değişeceğini size gösterir ve hatalı hücreleri işaretler. Panelde kullanıcı yetkilerini ayırıyoruz: fiyatı yalnızca yetkili kişi değiştirebilir, açıklama ve fotoğraf düzenlemeyi başka bir çalışan üstlenebilir. Her değişiklik kimin tarafından ve ne zaman yapıldığıyla kayıt altına alınır, yanlış bir işlem geri alınabilir. Teslimden önce panel kullanımını ekibinize uygulamalı olarak gösteriyor, sık yapılan işlemler için kısa bir kullanım rehberi bırakıyoruz. Bu sayede güncellemeler dışarıdan birine bağımlı kalmadan işin olduğu gün yapılır ve dijital katalog her zaman satış masanızdaki gerçeği yansıtır.
Dijital bir kataloğun basılı olana göre en büyük farkı, nasıl kullanıldığını size söyleyebilmesidir. Hangi ürünlerin sık görüntülendiğini, hangi kategorilerde ziyaretçilerin hızla çıktığını ve hangi aramaların sonuçsuz kaldığını düzenli bir raporla paylaşıyoruz. Çok bakılan ama hiç teklif almayan bir ürün, fiyatının ya da açıklamasının gözden geçirilmesi gerektiğine işaret edebilir. Sürekli aranıp bulunamayan bir ürün ise stok ya da ürün gamı kararlarınız için somut bir ipucudur. Bayilerin en çok hangi ürün gruplarına baktığını görmek, sezon öncesi sipariş planlamasını da kolaylaştırır. Kampanya dönemlerinde hangi ürünün paylaşılan bağlantılar üzerinden daha çok açıldığını da ayrıca izleyebilirsiniz. Raporu sayılarla boğmadan, her ay birkaç net gözlem ve öneri şeklinde hazırlıyoruz. Bu gözlemlere göre ürün sıralamasını, vitrine çıkan kategorileri ve açıklama metinlerini birlikte düzenliyoruz. Ziyaret verilerini toplarken kişisel verilerin korunmasına ilişkin yasal çerçeveyi gözetiyor, çerez bildirimini sitenin yapısına uygun biçimde kuruyoruz.
Kataloğun içeriği, ürün verisi ve alan adı sizin adınıza kayıtlı olur; teslimde panel erişimleriyle birlikte bütün ürün verisinin dışa aktarılabilir bir kopyasını da veriyoruz. İleride başka bir sistemle çalışmaya karar verirseniz verinizi yeniden girmek zorunda kalmazsınız. Barındırma, yedekleme ve güvenlik güncellemelerini bakım kapsamında düzenli olarak takip ediyoruz. Sunucu tarafında bir sorun çıktığında muhatabınız belli olur, çözüm için kimi arayacağınızı düşünmezsiniz. Kâğıt katalog isteyen müşterileriniz için aynı veriden bir PDF sürümü de üretilebilir; böylece basılı ve dijital katalog iki ayrı iş olarak yürümez. Fuar öncesinde ya da yeni sezon başında bu sürümü kısa sürede yenilemek mümkün olur. Erzurum’daki müşterileriniz mesai saatleri dışında da ürünlerinize bakabildiği için katalog, satış ekibiniz dinlenirken bile çalışan bir vitrin olur. Kataloğun ilerleyen dönemde yeni diller, yeni ürün grupları ya da yeni bayi seviyeleriyle büyümesi de aynı yapı içinde planlanır.

Dijital Katalog Hazırlığında Merak Edilenler

Hayır. Hizmet programları, danışmanlık başlıkları ve birbirinden ayrışan çözüm grupları da aynı düzen içinde sunulabilir. İçerikte hangi alanların bulunacağı anlatılan şeye göre değişir; bir üründe özellik ve kullanım alanı öne çıkarken, bir programda amaç ve katılım koşulu öne çıkabilir.
Bu karar içeriğin nasıl paylaşılacağına ve ne sıklıkta değişeceğine bağlıdır. İçeriği dosya olarak saklama ihtiyacı ağır basıyorsa PDF, güncel bir bağlantıdan sürekli erişim gerekiyorsa web üzerinden bir yapı daha uygun olur. İki ortam birlikte de kullanılabilir; o zaman bilgilerin tek bir kaynaktan yürütülmesi gerekir.
Hayır. Sunum, ürünün ya da hizmetin özelliklerini açıklayıp ayrıntılı teklif için görüşmeye yönlendirebilir. Fiyat yer alacaksa, hangi koşullara bağlı olduğunun da belirtilmesi sonradan çıkabilecek yanlış anlaşılmaların önüne geçer.
Bu, teslim biçimine ve baştan planlanan düzenleme imkânına bağlıdır. Web tabanlı içerik alanları ya da uygun biçimde düzenlenebilir dosyalar sunulabilir. Ancak hangi alanların değiştirilebileceği ve bunun bütünü bozmadan nasıl yapılacağı çalışmanın başında belirlenirse, sonradan sürprizle karşılaşmazsınız.
Eski bir sunum, bilgi toplamak için yararlı bir kaynak olabilir. İçeriğin güncel olup olmadığı ve hangi görsellerin yeniden kullanılabileceği kontrol edilir. Bütün sayfaların olduğu gibi taşınması yerine, hâlâ geçerli olan bilgilerin ayıklanması daha sağlıklı bir başlangıç sağlar.
Teslim listesi, seçilen biçime ve çalışmanın kapsamına göre açıklanır. Bir dijital katalog tesliminde çoğunlukla yayına ya da paylaşıma hazır dosyalar, kapsamda yer alan düzenlenebilir kaynaklar ve kullanımla ilgili kısa bir bilgilendirme birlikte verilir. Neyin teslim edileceği baştaki kapsam konuşmasıyla netleşir.